Timey
Visuelle Zeiterfassung für externe Mitarbeitende
Kurs
Geschäftsprozesse gestalten - Kooperationsprojekt mit SAP
Wintersemester 2023/2024
Betreuung
- Prof. Boris Müller
Designer:innen
- Dimitri Balzer
- Till Kufus
- Luciana Serna Wills
Timey ist eine innovative Anwendung, die ich speziell zur Zeiterfassung externer Mitarbeiter:innen entwickelt habe. Das Tool zielt darauf ab, die Verwaltung und Eingabe von Arbeitszeiten visuell einfach und intuitiv zu gestalten und eignet sich insbesondere für Unternehmen, die mit Berater:innen, Zeitarbeiter:innen und Freelancern zusammenarbeiten.
Problemstellung
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Arbeitszeiten von externen Mitarbeiter:innen effizient zu erfassen, zu verwalten und zu überprüfen. Bestehende Prozesse zur Zeiterfassung sind oft komplex und nicht intuitiv genug, was zu Fehlern, Missverständnissen und Zeitverlust führen kann. Zusätzlich verlangen neue gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung nach präzisen und transparenten Lösungen.
Konzeptentwicklung und Lösungsansatz
Die Grundlage für Timey bildet das „Time Revise Sheet“-Geschäftsprozessmodell (BPMN), entwickelt in Kooperation mit SAP. Dieses Modell visualisiert die komplexe Interaktion zwischen externen Mitarbeiter:innen und Management klar und verständlich. Aufgrund zunächst begrenzter betriebswirtschaftlicher Kenntnisse musste ich eine intensive Lernphase durchlaufen, unterstützt vom SAP-Team, um ein tieferes Verständnis für betriebliche Abläufe zu entwickeln. Einen zentralen Fokus legte ich auf die intuitive und flexible Visualisierung zeitlicher Daten, die ich in mehreren Iterationen testete.
BPMN-Diagramm des Time Revise Sheets
Umsetzung und gestalterische Entscheidung
Externe Mitarbeiter:innen haben in Timey mehrere Eingabemöglichkeiten: direkte Dateneingabe in ein visuelles Tool oder detaillierte Tagesübersichten, inklusive Pausen- und Nicht-Abrechnungszeiten. Die Monatsansicht gibt einen schnellen Überblick über eingereichte Arbeitszeiten und deren aktuellen Status („Angenommen“, „Abgelehnt“, „In Bearbeitung“). Für Manager:innen bietet Timey eine projektbezogene Übersicht aller Zeiteinträge. Sie können eingereichte Arbeitszeiten prüfen, genehmigen oder ablehnen. Abgelehnte Einträge müssen mit einer Begründung versehen werden, um Transparenz und nachvollziehbare Kommunikation zu gewährleisten.
Wochenansicht der Zeiterfassung
Monatsansicht der Zeiterfassung
Zeitübersicht für Manager:innen
Fazit und Reflexion
Die enge Zusammenarbeit mit SAP und intensive Auseinandersetzung mit Geschäftsprozessen ermöglichte mir die Entwicklung einer anwenderfreundlichen Plattform, die sowohl intuitive Dateneingabe für Mitarbeitende als auch effiziente Kontrollfunktionen für das Management bietet. Besonders das transparente Feedback bei Ablehnungen verbessert die Kommunikation zwischen allen Beteiligten und schafft Klarheit bei der Zeiterfassung.